Forum

Ik wil al tijden via Aquabrowser Library een boek aanvragen voor mijn bibliotheek, bibliotheek Almere en het lukt mij nooit. Wat blijkt: ik heb nooit de juiste pincode gebruikt. Deze verschilt namelijk van mijn pincode om boeken te verlengen. Het kan heel verstandig zijn om je even los te maken van de verschillende systemen die aan elkaar gekoppeld zijn en te merken dat een gebruiker anders omgaat met een website dan je verwacht. Maar begin bij jezelf bij het testen van dergelijke applicaties...

 

Download een gratis advies door mijn blog te lezen. Uiteraard zijn reacties meer dan welkom.

You need to be a member of Open Bibliotheken to add comments!

Join Open Bibliotheken

Email me when people reply –

Replies

  • Je hoeft geen oud vrouwtje te zijn om te weten dat de procedures niet altijd even duidelijk zijn bij het aanvragen van boeken of het gebruiken van andere diensten van de bibliotheek. De mensen die er dagelijks mee werken lopen ook regelmatig tegen deze problemen aan. Helaas is het aanpassen hiervan vaak lastiger dan je op het eerste gezicht zou zeggen.

    Dit heeft in dit geval overigens niets met de Aquabrowser te maken, maar met Aselect server, het lokale BICAT systeem, het VDX systeem wat de aanvragen dienst mogelijk maakt, de onbekendheid van sommige bibliotheekmedewerkers met de werking van het systeem (wat het overigens niet altijd kwalijk te nemen is) en het gebrek aan standaardisatie van bibliotheeksystemen.


    Als je een aanvraag doet via de "aanvragen" knop in de Aquabrowser wordt namelijk een ingewikkeld proces in gang gezet om de aanvraag af te handelen. Ik zal dit even kort proberen aan toe te lichten en hoop dat je dan iets meer inzicht hebt in de uitdagingen en beperkingen die de huidige werkwijze met zich mee brengt.

     

    Ten eerste wordt je doorgestuurd naar een landelijke (A-select) server waar je je pasnummer invoert.

    Op basis van je pasnummer wordt je doorgestuurd naar lokale (A-select) server waar je je pincode in moet voeren. De wijze waarop de pincode ingevoerd moet worden verschild per bibliotheek, maar is in bijna alle gevallen een combinatie van je geboortedatum en jaartal en gekoppeld aan de pincode die ook in de lokale bibliotheeksystemen gebruikt worden. Waarom dit in het geval van jou bibliotheek niet is, kan ik niet met zekerheid zeggen. Maar ik vermoed dat dit van vroeger uit zo in het BICAT systeem is ingesteld en nooit is aangepast. Dit is iets wat de bibliotheek zelf kan aanpassen, maar de vraag is of dit het voor alle leners even duidelijk zal zijn/worden. Misschien dat je hier als klant van de bibliotheek bij de bibliotheek zelf kunt informeren.

    Het kan ook zijn dat de bibliotheek op de plaats waar je de pincode moet invoeren dit nogmaals uitgelegd heeft. Als ik dit voor mijn eigen bibliotheek doe staat er namelijk de volgende tekst: "Voer als pincode uw geboortedatum (ddmmjjjj) in:" Het kan zijn dat je deze melding over het hoofd hebt gezien of dat deze melding niet is ingesteld door jou bibliotheek.

     

    Het doel van de Aselect server is om jou als ingeschreven lener te identificeren. De A-select server controleert via (in dit geval) BICAT systeem of jij een echte lener bent en of jij van het BICAT systeem aanvragen mag doen. Als dit het geval is wordt je doorgestuurd naar het VDX systeem waarin je de daadwerkelijke aanvraag doet.

     

    Bibliotheken kunnen voor verschillende soorten aanvragen verschillende tarieven hanteren. Voor aanvragen binnen een provincie, aanvragen buiten de provincie bij de zogenaamde Plusbibliotheken en aanvragen bij de Universiteitsbibliotheken. Omdat aanvragen buiten de provincie vaak erg kostbaar zijn (vervoerskosten zijn hoog en Universiteitsbibliotheken zijn niet goedkoop) zijn deze tarieven vaak erg verschillend per bibliotheek.

    Daarnaast worden aanvragen als deze bij een bibliotheek zelf in de collectie zitten niet als aanvraag behandeld, maar als reservering waarvoor vaak geen kosten gerekend worden.
    Dit bovenstaande is voor jou als medewerker van de VU misschien te begrijpen, maar erg lastig om in een paar zinnen uit te leggen aan mensen die alleen een aanvraag willen plaatsen en geen lange disclaimers te lezen. Afgelopen jaar zijn deze teksten juist al aangepast om het duidelijker te maken, maar ze zijn ongetwijfeld voor verbetering vatbaar.
    Mocht je een voorstel hebben voor een duidelijkere tekst of teksten, dan hoor ik deze overigens graag. Dan kunnen wij deze mee nemen naar de volgende nieuwe versie van het systeem of eventueel al in de huidige versie doorvoeren.

     

    Om het verhaal compleet te maken nog even zo kort mogelijk de werking van het proces  (zonder diep in te gaan op de technieken die hiervoor gebruikt worden) dat nu opgestart gaat worden.

    Als je een aanvraag hebt ingediend gaat het systeem eerst kijken of deze titel in de eigen collectie van de bibliotheek aanwezig is. Is dit het geval, dan wordt deze al reservering in het eigen (in dit geval) BICAT systeem gezet. Is dit niet het geval, dan wordt een lijst opgesteld van bibliotheken die de titel wel in de collectie hebben, waar het boek niet is uitgeleend en welk het boek het beste kan leveren.
    De eerste bibliotheek van deze lijst krijgt het verzoek om het boek te leveren en kan aangeven of dit ook mogelijk is. Als dit niet mogelijk is (omdat het boek net is uitgeleend nadat de lijst is opgebouwd, niet terug gevonden kan worden oid) dan geeft de bibliotheek dit aan en wordt de vraag naar de volgende bibliotheek in de lijst doorgestuurd net zolang tot een bibliotheek dit boek kan leveren of er geen bibliotheek meer is.

     

    Als de bibliotheek dit boek wel kunnen leveren, geven zij aan in het systeem dat zij het boek gaan opsturen. Het systeem print dan voor de bibliotheek een verzendbon uit met een tijdelijke barcode en het adres waar het boek naar  verstuurd moet worden en kan het boek verstuurd worden.Binnen de provincie gaat dit via de interne vervoersdienst en buiten de provincie via de TPG.


    Het systeem meld nu aan het bibliotheeksysteem van de leverende bibliotheek (dit hoeft overigens geen BICAT te zijn,maar kan ook een van de 4 andere systemen zijn die in Nederland gebruikt worden) dat het boek uitgeleend is. 

    Als het boek nu bij jou bibliotheek aankomt melden zij in het systeem dat het boek ontvangen is. Vervolgens maakt het systeem in het lokale BICAT systeem een tijdelijk record aan van het boek en reserveert dit op jou naam.

     

     

    Niet om de (mogelijke) tekortkomingen van de systemen en procedures te verdedigen. Maar ik hoop dat het iets duidelijker is geworden dat de systemen die voor het aanvragen gebruikt worden wel iets complexer zijn dan je in eerste instantie zou vermoeden. Het grootste probleem is dat het systeem ongeveer 300 systemen van 160 verschillende bibliotheken aan elkaar moet koppelen die allemaal hun eigen aparte instellingen hebben waarin voorzien moet worden. Hierbij is het heel lastig om voor alle mogelijke instanties te voorzien. Dit wordt wel geprobeerd, maar is niet altijd technisch (en ook niet altijd financieel mogelijk).

     

    In dit geval snap ik overigens goed dat het voor jou frustrerend is dat het aanvragen niet in een keer lukte. En ik vermoed dat dit probleem ook veel beter opgelost zou zijn als de medewerkster van de bibliotheek iets eerder had achterhaald wat het probleem was en dit duidelijker had uitgelegd.

    In dit geval denk ik persoonlijk ook niet zo zeer dat dit een probleem is met de usability van de site (niet dat dit niet aangepast zou moeten worden, dit kan inderdaad tot onduidelijkheden leiden), maar meer bij het verwachtingsmanagement van de bibliotheek en de bibliotheek medewerker.

     

    Ik ben het ook helemaal met je eens dat problemen als deze gesignaleerd worden eigenlijk opgelost moeten worden. Maar ik weet ook dat dit niet in alle gevallen altijd mogelijk zal zijn of altijd op korte termijn mogelijk zal zijn.  In het geval van jou stoeptegel kan een goedkope medewerker van de gemeente met een schep het probleem snel oplossen (en als je het echt snel opgelost wil hebben zou je dit zelf nog wel kunnen doen). Maar in het geval van het aanvragen systeem komt hier helaas wel iets meer bij kijken.

     

     

     

This reply was deleted.