Google apps en (openbare) bibliotheken

[Geert Lievens]

Zijn er bibliotheken die al werken met google apps? Open universteit in NL & VL, Britse kranten werken sinds kort met Google apps. Vele (openbare) bibliotheken maken deel uit van een gemeentelijk netwerk. In Vlaanderen hebben bijna alle bibliotheekpersoneelsleden een mailadres bij bibliotheek.be. Waarom niet overschakelen naar een bibliotheeknetwerk waarbij men gemakkelijker kennis kan delen zoals bij Google apps? Samenwerken wordt een stuk eenvoudiger en gemakkelijker en men leert ook web 2.0 communicatiemiddelen hanteren en gebruiken. Ik merk dat ook beveiligingsfirma's onlinebeveiliging meer en meer als een prioriteit gaan beschouwen. Zijn er in bvb. al (basis)bibliotheken die Google apps of zoho gebruiken?

[Edwin Mijnsbergen]

Ik heb de mogelijkheid al een paar keer aangekaart maar nog zonder succes. In landelijke samenwerkingsverbanden gebruiken we de toepassingen wel steeds vaker.

Gebruik zelf overigens wel steeds vaker gmail voor werkmail.

Ik ben ook benieuwd of er bibliotheken zijn die al helemaal 'om' zijn...

[Marcus Bergsma]

ik ben groot voorstander van google-apps en werk er met sommige opdrachtgevers ook mee, maar zolang de bibliotheken in nederland nog allemaal individueel een eigen pad bewandelen (de één onder de vlag van een gemeente en de ander zelfstandiger als stichting) heb je dus te maken met allemaal verschillende eisen qua (oa) veiligheid, maar vooral recht van overpad (ict afdelingen van een gemeente) en gebrek aan kennis (en dat voor bibliotheken) op het gebied van de mogelijkheden en de bijkomende kosten.

Misschien een idee voor bvb een overkoepelend organisatie als probiblio om te kijken of zij de kennis die nodig is om google-apps in gebruik te nemen beschikbaar te stellen.

ik wil het anders ook wel instellen, want zo moeilijk is het niet. aanmelden bij google e dan enkele gegevens aanpassen in de dns en je bent klaar.
het beheer werkt erg intuitief en het maakt je werk mee naar huis nemen ook een stuk makkelijker :)

je hebt geen (echt) netwerk meer nodig alleen nog maar computers met internet (dus ook geen harde schijven meer)

het is praktisch gratis en iets weggooien hoef je dan niet meer te doen (zoals mail en documenten) en dat in tegenstelling tot de standaard kantoor toepassingen met maar 70 mb mailruimte etc (komt nog steeds voor)

volgens mij kost de commerciele versie 50 dollar per werknemer per jaar en dan heeft iedereen iets van 25 gieg aan online opslagruimte. (voor bibliotheken bestaat vast een aparte deal)
je documenten kun je online delen (dus die mail je ook niet meer door) en je kan daadwerkelijk tegelijk aan hetzelfde document werken en ondertussen chatten over dat document. om maar enkele voorbeelden te noemen.
het is tevens inclusief oneindig veel intranetpagina's.
nu ook templates voor google docs! dus je huisstijl kun je garanderen! :)

ik zie alleen maar voordelen (komt misschien door de roze bril) en betrap mezelf erop dat ik ook steeds vaker mijn prive-gmail adres gebruik voor zakelijke doeleinden en dat behoort niet de bedoeling te zijn!!! die twee moet je scheiden gehouden, hoe moeilijk ook in de web 2.0 wereld die 24/7 doorgaat.

voor mijn freelance werk heb ik ook een (gratis) variant van google-apps in gebruik (ook omdat daar meerdere domeinnamen onder gehangen kunnen worden en dat is heel prettig om zo het mailverkeer in goede banen te kunnen leiden) en dat werkt goed met de mensen waarmee ik gezamelijke projecten heb. (ben dus een soort online kantoortje begonnen)

ik raad aan dat iedereen de gratis variant van google apps gewoon eens bekijkt
(kan geen kwaad en kan zeer verhelderend werken)

misschien een idee voor rob coers om daar zijn 23 dingen in bij te houden :) als hij dat niet al heeft :)

ik ben zelf nog aardig startend met google-apps, maar denk graag mee

[Geert Lievens]

Dag Marcus,
Dank je voor de info. Ik wist niet dat er voor bibliotheken een aparte deal bestaat. Waar vind ik die info? Hoe kan ik mij als non-profit organisatie registreren? De bibliotheken in Vlaams-Brabant zijn inderdaad allemaal gemeentelijke bibliotheken en meestal zijn die aangesloten op het gemeentelijk netwerk en is men vaak afhankelijk in zijn communicatiemogelijkheden van (de beperktheden van ) deze ict-infrastructuur. Een bibweboffice zou de communicatie kunnen verbeteren en wordt het kennisdelen a.h.w. ingebouwd.

Groetjes,
Geert

[Marcus Bergsma]

hallo geert,

valt naar mijn weten onder het non-profit gebeuren en heb de vraag aan google gesteld... afwachten dus (of zelf googlen, maar dat is zoooooooooo 2006) ;)

vond nog wat leuke links:
google edu http://www.google.com/a/help/intl/en/edu/index.html

als we toch 2.0 bezig zijn:
voor een opensource bieb http://liblime.com/products

je kan in ieder geval de gratis variant van google-apps uittesten.... en ik ben ervan overtuigd dat bibliotheken onder non-profit vallen
http://www.google.com/a/help/intl/nl/admins/editions_spe.html

de gratis variant biedt al belachelijk veel! :) genoeg om mee te experimenteren :)

[Marcus Bergsma]

antwoord van google... :(

Beste Marcus,

Bedankt voor uw bericht.

We hebben uw verzoek gecontroleerd, maar we kunnen uw Google Apps-account
momenteel niet overzetten naar Google Apps Education.

Organisaties die in aanmerking willen komen voor Google Apps Education
moeten aan alle volgende criteria voldoen:

- Basisschool of hogere onderwijsinstelling
- Erkend door een algemeen aanvaarde instantie
- Non-profit

Groepen, clubs en organisaties van studenten, alumni of ouders komen niet
in aanmerking voor Google Apps Education. U kunt Google Apps Standard
gratis blijven gebruiken voor uw organisatie en u kunt contact met ons
opnemen als u meer gebruikersaccounts nodig heeft. Als u van mening bent
dat u wel aan de voorwaarden voldoet, laat het ons dan weten.

Met vriendelijke groet,

Heine
Het Google Apps Team

[Geert Lievens]

Misschien kunnen we aan de IFLA vragen of zij kan onderhandelen met Google apps om voor alle bibliotheken (net zoals voor de educatieve instellingen) in aanmerking te komen voor Google Apps Education.

Met vriendelijke groet,
Geert

[alfred]

Eigenlijk is het vreemd dat dit nog niet is opgepakt door bibliotheken.
Ik heb het hier en daar wel eens het item aan de orde gesteld maar ontmoete weinig enthousiasme.
Op mijn blog heb ik er in het verleden wel aandacht aanbesteed: drieslag
online-kantoor

Zelf maak ik veel gebruik van bovenstaande toepassingen zodat ik overal bij m'n spullen kan, en het niet uitmaakt welke computer ik, waar ga gebruiken. Het lijkt erop dat we wat moeite hebben met nieuwe technieken.

[Esther Westerveld]

Hoi,
Ik had tot voor kort geen idee wat Google Apps was, dus zou al sowieso niet op het idee gekomen zijn om er mee te gaan werken. Naar aanleiding van deze discussie ben ik er eens naar gaan kijken, maar ik sta nog niet te trappelen. Wat ik er zo op het eerste gezicht van zie is dat het een soort Office-suite van Google is, met daarin een aantal (voor mij) bekende en gewaardeerde Google-diensten zoals Gmail en Gtalk en het door mij niet gewaardeerde Google Documents.
Het zou mij verbazen als het in een suite aanbieden van deze diensten, die in veel bibliotheken nu van Microsoft afgenomen worden, opeens het delen van kennis zou bevorderen.
Ik ben zelf bij het overgaan naar een nieuwe PC overgestapt op OpenOffice. Ik heb me nog niet verdiept in de mogelijkheid om documenten te delen, maar ben in elk geval gecharmeerd van het idee van een Open Source-systeem.

[Jeroen van Beijnen]

Hoi Esther,
Google apps als totaalpakket zou ik ook niet zien zitten. Maar ik zie zeker wel mogelijkheden voor een Gmail als mailserver ipv de standaard Microsoft Exchange servers die nu vaak gebruikt worden.

Dit overigens niet omdat de Exchange servers niet goed werken, maar omdat binnen Exchange serers door de afdelingen ICT vaak onwerkbare beperkingen opgelegd worden. Binnen mijn werk heb ik b.v. een e-mailbox die van de afdeling ICT niet groter mag zijn dan 100 Mb. Dit houdt ik dat ik regelmatig (ongeveer ieder kwartaal) de melding krijg dat mijn e-mail box te vol zit en ik e-mails weg moet gooien omdat ik anders niet meer kan / mag e-mailen. Het is mij dus ook al vaker voorgekomen dat ik e-mails met afspraken heb weg moeten gegooid die ik later weer nodig bleek te hebben. Binnen het systeem van Gmail krijg je standaard 2 Gb aan oplslagruimte wat voor mij echt een uitkomst zou zijn.
Het excuus van de afdeling ICT is dat extra opslagruimte hun extra geld zou kosten en dat ik of mijn afdeling hier weer extra voor zou moeten betalen.

Natuurlijk moeten we niet overstappen op een ander systeem omdat dit zo vooruitstrevend is. Maar we zouden andere en nieuwe systemen zeker wel eens wat vaker moeten overwegen. En natuurlijk ook creatief hiermee omgaan.
Zelf zou ik Ms Office niet graag willen missen, dit werkt voor mij voor mijn dagelijkse werkzaamheden nog steeds het prettigst. Maar een Gmail account met meer opslagmogelijkheden zou voor mij wel een uitkomst zijn.

Ik wil wel over, nu alleen onze afdeling ICT nog :D

[Esther Westerveld]

Ahum,
Ik vond net vanochtend een bericht van onze afdeling ICT dat ik bij de top-5 van de volste e-mailboxen van ProBiblio hoor. En inderdaad, omdat er in mails vaak info staat die je niet dringend nodig hebt (want dan doe je er gewoon iets mee) maar die je als je nog eens contact met een klant hebt wilt kunnen terugvinden. Ik zie wat je bedoelt ...

[Geert Lievens]

Hoi Jeroen,

Jouw situatie komt mij heel bekend voor en dit is vaak ook zo bij lokale en provinciale ict-omgevingen. Bij google apps zijn er onderdelen (gmail) die beter en al meer ontwikkeld zijn dan andere (google docs). Bij ons gebruikt men intensief MS-office maar niet 'outlook'. Men gebruikt het spartaanse 'eudora'. Ik heb hier ook beperkingen bij de emailopslag. Een tussenoplossing is het gebruik van een gmail (die op dit moment bijna 7 Gb opslag toelaat): ik stuur mijn inkomende mail door naar Gmail. Antwoorden vanop je Gmail gaat ook, net alsof je antwoord vanop je doorsturend emailadres. Een ander interessant programma zou de Google kalender kunnen zijn. Nu heeft ieder bestuur zijn eigen agendasysteem, maar anderen (buiten de organisatie) toe is het niet zo leuk om afspraken te maken op een efficiënte manier.

De meeste lokale openbare bibliotheken krijgen in Vlaanderen aan supergoede voorwaarden de MS-software. De kans dat er naar opensource wordt overgestapt is bijzonder klein. Het delen van documenten, daar wordt er weinig of niet mee gewerkt. Men vergadert nog altijd fysiek op een bepaalde plaats zonder de virtuele middelen eens aanvullend uit te proberen.

[Marcus Bergsma]

de voordelen die ik zie heeft vooral met het netwerk te maken (niet nodig, alleen internet en dat is zooo goedkoop tegenwoordig. voor de kleine bibliotheken zouden een draadloos netwerk en een paar laptops volgens mij meer dan voldoende moeten zijn om de dagelijkse werkzaamheden uit te voeren) en ondanks dat microsoft ook deals heeft voor bibliotheken (non-profit) wat office aangaat en bijbehorende netwerken is google nog steeds goedkoper en naar mijn inzien veel beter ingespeeld op de toekomst (zo niet: de toekomst)

voor meer motivatie vond ik nog een linkje
http://tametheweb.com/2008/07/25/my-library-is-going-to-google-apps... :)

voor we elkaar hier gaan overtuigen wel of niet over te stappen naar google-apps blijft de grote vraag: is er al een bieb die google-apps gebruikt?????